[T.크리에이터] 챗GPT로 엑셀의 왕이 되어보자!

 

 

안녕하세요, 현대트랜시스 시트부품구매팀에서 근무하고 있는 T.크리에이터 4기 유병린 매니저입니다. 대규모 언어 모델(LLM)을 기반으로 하고 있는 챗GPT가 세간의 화제입니다. AI에 의해 대체되느냐, AI를 활용하느냐는 순간의 선택이 될 것 같은데요.

 

 

그래서 코딩을 몰라도 챗GPT를 활용해 엑셀 VBA 매크로를 만드는 방법을 공유하려고 합니다. 엑셀 VBA 매크로 자체를 생소하게 느끼는 분도 있을 것 같은데요. 너무 걱정하지 않으셔도 됩니다. 천리길도 한 걸음 부터라고, 조금씩 프롬프트를 연습하다 보면 훌륭하게 AI를 활용하고 있는 자신을 발견할 수 있으니까요!

 

#1] 엑셀을 각 시트별로 분할하기

 

복잡한 시트 분할로 소중한 시간을 낭비하고 계신 분이라면 지금 바로 주목해주세요. 먼저 엑셀을 각 시트별로 분할하는 방법을 소개해드리겠습니다.

 

챗GPT에 “엑셀을 각 시트 별로 분할 저장하는 VBA”라고 입력하면 곧바로 코드를 생성해주는데요. VBA 창을 켜서 해당 코드를 복사해줍니다. 그러면 각 시트별로 파일이 분할되는데요.

 

 

이처럼 매우 간단하게 VBA CODE가 짜여 지는 것을 볼 수 있습니다. 여러 거래처들과 업무를 할 때에는 각 거래처에 필요한 시트가 다 다르고, 메일로 수십~수백 개씩 전송해야 하는 경우도 있습니다. 이럴 경우 이런 VBA CODE를 써서 시트를 분할하면 업무의 효율이 향상됩니다. 더 나아가서 웹에서 할 수 있는 파이썬 코딩으로 OUTLOOK과 연동시키는 방법도 있는데, 이 내용은 2편에서 설명 드리겠습니다.

 

#2] 엑셀 스타일이 너무 많다고요?

 

엑셀의 스타일이 너무 많은 경우, 시트가 합쳐지지 않을 경우에는 어떻게 할까요? 챗GPT 도와주세요!

 

챗GPT에 “엑셀 사용자 지정 스타일 삭제해줘”라고 물어보니 또 바로 코드를 제공해 줍니다. 해당 코드를 입력하면 스타일 삭제가 완료되는데요. 엑셀 스타일이 너무 많은 경우에는 값 복사, 수식 복사, 시트 복사가 안되는 경우가 허다하지만, 위의 VBA 코드를 사용하면 대부분의 스타일은 삭제됩니다. 만약 남아있는 스타일이 있다면 아래 방법을 활용해보세요!

 

1) XLStyles Tool 사용

 

이를 활용하면 모든 스타일을 한 번에 깔끔하게 삭제할 수 있습니다. 다만, 파일의 중요 스타일도 삭제될 수 있으므로 반드시 백업을 해두세요.

 

2) 이름관리자가 아직 안 없어졌다면?

정리가 되지 않은 이름관리자 에러는 엑셀 속도 저하의 주범이 됩니다.

 

 

해당 VBA 코드를 실행해주면 말끔히 이름 관리자가 삭제된 것을 볼 수 있죠! 다만, 계산식에 포함된 이름 관리자, 인쇄 영역도 삭제할 수 있으니 꼭 주의하세요.

 

#3] 수백장의 사진을 엑셀에 붙여넣기가 힘들다고요?

가끔 업무를 하다 보면 사진들을 엑셀에 붙여 넣어야 할 때가 있습니다. 한 두 장이면 바로 할 수 있지만 수백 수천이라면 난감한 상황이겠죠? 이런 경우 더 이상 하나씩 수작업으로 나눠서 넣지 말고, 챗GPT에 물어보면 바로 VBA 코드를 짜줍니다.

 

 

우선 바탕화면에 도형 사진을 넣어줍니다. 바탕화면에 미리 저장했던 동그라미, 세모, 네모를 엑셀에 불러왔는데요! A1:B2를 고치면 그림 사이즈를 바꿀 수 있습니다.

 

#4] 챗GPT 사용 시 주의사항!

 

챗GPT 사용 시 가장 주의할 점은 업무 보안입니다. 코딩하다가 에러가 발생할 경우, 바로 복사 붙여넣기 해서 챗GPT에 “어디가 에러인지 알려줘” 라고 하시면 절대로 안 됩니다. 챗GPT의 활용이 확대되면서 개인 정보 보호의 취약성 등이 이슈가 되고 있으므로 정보 유출이 될 내용은 주의해야 합니다.

 

단, 부분적으로 간단한 자동화를 위해 VBA CODE를 물어보는 건 괜찮습니다.

 

- 특정 유형의 파일들의 용량을 축소하는 VBA CODE

- 엑셀 내부에 있는 사진들만 별개로 저장하는 VBA CODE

- 여러 개의 엑셀 파일들을 하나로 합치는 VBA CODE

- 시트 內 마지막 데이터가 있는 곳까지 인쇄영역을 걸어주는 VBA CODE   

 

위와 같이 한글로 물어보고 답변이 3초 안에 나오는 것을 경험하니 엄청난 신세계라는 생각이 드는데요. 다만, 몇 문장만으로 사용자가 완성하고자 작업물(결과)을 얻기는 어려울 것입니다.

 

 

단순한 VBA CODE들은 쉽게 검증이 되지만, 복잡한 엑셀 계산, 어려운 업무 보고서 등을 챗GPT가 만든다고 하면 검증이 쉽지 않고 신뢰성이 높지 않을 수도 있습니다. 신뢰성까지 완벽하다면 인간이 AI에 대체될 수도 있겠죠.

 

따라서 챗GPT에 너무 의존하지 말고, 생산성을 향상할 수 있는 보조도구로 잘 활용하였으면 좋겠습니다.